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【ケアマネ必見】サービス担当者会議とは | 会議の内容や円滑に進めるコツ

テクニック
サービス担当者会議は、参加する人数が多いほど充実したケアプランを作成できる反面、円滑な進行が難しくなります。慣れていないと、予定時刻に終われなかったり、重要な事案について十分な議論が行えなかったりする可能性があります。この記事ではサービス担当者会議の内容だけでなく、有意義な会議にするためのコツを紹介します。
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更新日

(1)サービス担当者会議とは

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/1868389

サービス担当者会議とは、ケアマネージャーを中心に、要介護者のケアプランを作成するために行う会議です。利用者の介護状態や家族の状況を把握して、適切なケアプランを作成します。

ケアプランを作成するために、必ず開かなければならないとされており、ケアマネージャーの重要な仕事の一つです。

新規で要介護認定をする場合はもちろんですが、要介護の更新認定やサービスの変更などでケアプランを変更する必要がある場合もサービス担当者会議をひらきます。ケアプランの軽微な変更の場合は開催しない場合もあります。

(2)サービス担当者会議の目的

サービス担当者会議の目的は、適切なケアプランを作成したり、適切な介護認定を行ったりすることにあります。

そのためには、サービス担当者会議で話し合う議題を明確にしておく必要があります。そして、話し合うために必要な情報もしっかり集めておく必要があります。

具体的には、利用しているサービス事業所からのヒアリング、利用者・家族からのヒアリング、今までのケアプランなどの情報です。利用者の希望する生活を直接聞く機会でもありますし、ケアプランの達成のために、協力できるチームづくりを目的にサービス担当者会議をおこなってください。

(3)サービス担当者会議の参加者

サービス担当者会議には、主催するケアマネージャーの他に、下記のような参加者がいることが理想的です。

  • 利用者および家族
  • 介護サービス事業所
  • 医療関係者
  • ボランティア

しかし、現実的には医師やボランティアなどは招集しづらい場合が多いでしょう。最低限、介護保険事業所などには参加してもらえる状況にしましょう。

もし招集できない場合は、事前に会議で話合う内容や課題などをまとめ、サービス担当者に回答や意見を照会してください。照会した内容は、会議当日の出席者へ伝えられるようにしておきましょう。

(4)サービス担当者会議の準備

サービス担当者会議では、日時や場所の設定、会議資料の準備などが必要になります。

開催場所・日時の設定

サービス担当者会議の開催場所は、参加者が集いやすいような場所がいいでしょう。推奨されているのは、主治医のクリニックや利用者宅です。

クリニックで行うと、医師の出席も見込めますので、直接医師の意見を聞くことができます。利用者宅で開催することが一般的ですが、もし利用者宅で開催する場合は、駐車スペースや開催時間に注意が必要です。

デイサービスの利用中等、介護保険サービス利用時に開催する場合は、開催時間中は、そのサービスの介護保険算定外となるので注意してください。

日時については、主催するケアマネージャーから各事業所に、3候補程度を提示し、最終決定すると招集しやすくなります。終了時間を事前に決めておくことでも、招集しやすくなります。

また、必ず出席してほしい介護サービス事業所の担当者とは、事前に相談してから提案日時を決めると、円滑にサービス担当者会議を行うことができます。

会議資料の準備

会議資料としては、最低限「サービス計画の原案」を用意しておきましょう。原案ですので、利用者の希望や医師からの情報提供をもとに、骨組みを作っておいてください。サービス担当者会議で、多職種の意見を取り入れながら肉付けします。

他にも、サービス担当者会議の要点に検討項目や内容について記載したものを事前に参加事業所へ配布しておくと、それぞれ議題が把握ができ、スムーズな意見交換につながります。


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(5)サービス担当者会議の流れ

サービス担当者会議は、下記のような流れで進行します。

  1. 主催であるケアマネージャーが、今回のサービス担当者会議の趣旨を説明します。
  2. 新規の顔合わせがある場合、自己紹介の時間を取ります。ケアマネージャーから「時計回りで」などの一言があれば、円滑にできます。
  3. 原案などの資料を配布し、利用者や家族から自宅での過ごし方や病状、介護サービスへの意見を聞く時間を持ちます。
  4. 照会事業所がある場合、ケアマネージャーから伝達します。
  5. 各事業所から、意見や利用状況について聞きます。
  6. ケアマネージャーが計画の原案について説明し、改善点や質問などの意見交換を行います。
  7. 計画の原案からの変更点などを周知します。変更点がない場合は、本計画とすることを周知します。
  8. 次回へ持ち越す課題や、開催時期について検討します。

基本的には、主催のケアマネージャーが進行を行いましょう。会議のアジェンダを作成しておくことで、スムーズに進行ができます。

(6)【ケアマネ向け】円滑に進めるコツ① 流れの把握

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/60819

ケアマネージャーが進行役になりますので、どういった流れで進行するのかを、あらかじめ決めておくといいでしょう。

所要時間が30分の場合であれば、各事業所からの意見聴取を開始から15分までに終わらせ、原案説明から変更点の周知までに10分つかい、次回予定を5分で決めて終了、などとある程度時間配分を決めておきます。

その時間を最初の趣旨説明の際に伝えておけば、全員がその時間を認識して進行することができます。

(7)【ケアマネ向け】円滑に進めるコツ② 考える時間を決める

会議ですので、議論をしていくうちに新しい提案や課題が見つかり、考える時間が必要になることもあります。

その場合は、「〇分間考える時間を取ります」などとして時間を設定してしまいましょう。みんなで考え込む時間を長時間とってしまうと、会議がスムーズに進みません。

時間を決めることで議論が停滞することが少なくなるので、会議がスムーズに進むほか、誰も発言しない重苦しい雰囲気になることを防ぐことができます。

(8)【ケアマネ向け】円滑に進めるコツ③ 議題を常に意識

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/2281990

利用者にとって、介護サービスを受けることは日常生活の一部です。そのため、議題から脱線してしまい、日頃の会話などにながれてしまうこともあります。

そういった場合の切り口として、「〇〇について、ご意見ある方はいらっしゃいますか?」「そのお話は後でじっくりと~」「あと〇分で終了です」など、議題に戻せるような言葉をもっておくと、軌道修正しやくすなります。

そのためには、「今何について話しているのか」、「議論のゴールはどこか」など、議題を常に意識しておくことが重要です。会議の冒頭などで、その議題ははっきりと、かつ分かりやすく示しておくようにしましょう。

(9)【ケアマネ向け】円滑に進めるコツ④ レコーダーの活用

新規計画や長時間を要するサービス担当者会議の場合、内容が多岐にわたることがあります。内容が多いとわかっている場合は、書記として同僚に同席してもらうのもいいでしょう。

書記担当がおらず、進行と並行するのが難しい場合は、ICレコーダーやスマホの録音アプリを活用することで、後で確認しながらまとめることができます。

しかし、録音する内容には、個人情報がたくさん含まれるので、必ず利用者の方の同意を得てから使用してください。筆記よりキーボードの方が早く書記できる場合は、ノートPCを使用する方法もあります。

(10)サービス担当者会議を活用しよう

サービス担当者会議は、利用者の方にかかわる専門家が一堂に会する数少ない機会です。サービス担当者会議の場を利用して、利用者や事業所から、不満を聞き出すこともいいでしょうし、利用者が介護自己負担金額などで困っていれば、それとなく発言し周知することもできます。

そういった日頃できないことを話し合う場として活用できれば、有意義なサービス担当者会議になります。有意義な会議にするためにも、きちんと事前準備をして、サービス担当者会議に臨みましょう。


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