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退職願は手書き?パソコン?|正しい書き方とテンプレートを紹介

就職・転職
退職願・退職届を作成するとき、手書きにするべきか?パソコンでもいいのか?という不安を解決します。また、パソコンでの退職願・退職届の正しい書き方、注意点とテンプレートを紹介します。
更新日

(1)退職を決めたら退職願を提出しよう

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/336904

退職を決めたら必要になるのが退職願です。

退職願は、会社あるいは経営者に対して退職を願い出るための書類のことを指します。退職を「願い出る」ということは当然、会社側から却下される可能性もあります。

この記事では退職願・退職届の違い、パソコンでの書き方や注意点など詳しく解説していきます。

(2)退職願、退職届、辞表の違いは

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/2320896

役割 内容/使用場面
退職願 「退職させてください」とお願いするもの

・会社あるいは経営者に対して退職を願い出るための書類(会社側から却下される可能性あり)

・会社から「退職届」「退職願」の指定がない時

退職届 「退職します」と宣言するもの

・退職届は会社に対する自身の明確な意思表示となり、会社側が受理した時点で退職となる

・一方的に退職しようとする時

辞表 経営層や公務員が職を辞める時に届ける書類

・社長が取締役など役員が役を離れる時に提出する

・公務員が組織を辞める時に提出する辞表は、「退職届」に相当する

(3)退職願はパソコンで書いてもいい?

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/1843722

退職日が決まった場合、退職願を作成する必要があります。その際に、手書きで作成するべきなのか、パソコンで作成していいのか、分からない方もいるでしょう。

退職願は、退職をするという意思を確実に伝え、会社に承諾してもらうことで後のトラブルを防ぐことを目的としています。そのため、退職願は手書きかパソコンかについては問われないことが多いです。なのでパソコンで退職願を書いても問題ありません。法律上でも、退職願を手書き又はパソコンで作成しなければいけないという決まりはありません。

今までは手書きが主流でしたが、パソコンの一般的な普及に伴い、パソコンで退職願を作成するためのテンプレートも出回るようになり、ビジネスマナーとしても問題ないとされています。

しかし会社によっては、手書きを義務付けられている場合や、退職願のフォーマットを予め準備している会社もあるため、それぞれの勤務先での確認が必要となるでしょう。

(4)パソコンでの退職願・退職届の書き方

退職願をパソコンで書く場合には、印刷をする必要があるのでwordなどの文章作成ソフトが必須となります。

wordソフトはWindowsを使用しているのであれば、Microsoftなどのワードソフトの方が良いでしょう。それ以外のパソコンで退職願を作成する場合にはKINGソフトなどのワードが使用できます。

退職願のテンプレート

まず退職願が必要な場合には「退職願のテンプレート」をword形式でダウンロードしましょう。

テンプレートには予め退職願用の書式がフォーマットされているため、後は必要事項を記入するだけで済ませることができます。

次に退職願の書き方にについて、記入すべきことについて説明します。

退職願の提出先の宛名

最初はまず退職願を提出する宛名を入力します。一般的には会社名+社長の名前を記入します。

「退職願」を書く

次に本文の冒頭部分となる「退職願」を冒頭中央に大きく書きます。他の文字よりもフォントを大きくするように意識しましょう。

退職願の理由

この退職願の理由については退職願の本文にあたる部分です。退職する理由が「私的都合」の場合、私的都合とは転職や病気、引っ越しや結婚などといった自分から起因する全ての理由に対して用いられます。この場合は「一身上の都合」という言葉を使いましょう。

右下に、「私議」「私事」と記入するのも忘れないように注意しましょう。

もう一つは「会社都合で退職する」場合です。これはリストラや雇用契約が更新されない、退職をお願いされたなどの会社側の要請によるものを指します。この場合は「一身上の都合」ではなく、「契約満了により」や「会社都合により」と書くようにしましょう。

日付や自分の所属課や所属部署・班を記入

本文を記入した後は、日付を入力し、自分の所属課や所属部署、班などを記載する必要があります。この部分は会社によって違いがあるため、調べた上で正確に記入するようにしましょう。

退職届のテンプレート

退職願と同様のポイントに注意して、場面や用途ごとに使い分けましょう。

(5)パソコンで退職願を作成するときの注意点① 日付

パソコンだけでなく、手書きの場合でも日付の打ち間違い・書き間違いは注意が必要です。

退職願には2つの日付を打つ場所があります。それは「退職する日付」と「退職願を提出する日付」です。

退職する日付は退職日や最後に出勤する日付を入れます。そして退職願を提出する日付には、会社に退職願を出す日付を打ちます。会社を辞める日付ではないので注意してください。

基本的には退職願・退職届は退職日から遅くて2週間前までには会社に提出するでしょう。そのため本文中の日付と2週間以上の差が出てきます。日付だけではありませんが、打ち間違えには注意しましょう。

(6)パソコンで退職願を作成するときの注意点② 自筆サイン・押印

自筆のサインや押印がない退職願・退職届であったとしても、法律上は「退職する」という意思表示の効力には何ら影響はありません。

しかし、日本の社会において署名・押印というものは正式な文書を作成する際には多く用いられる方法・習慣でもあります。自分が作成したという趣旨で、文章はパソコンで作成し、日付・部署名・名前は自筆にし、名前の欄に印鑑を押す方法もあります。

自筆サインや押印のないまま提出してしまった場合でも、会社側から指摘を受けない限りはそのままでも問題はありません。

もしも会社側から自筆のサインや押印をするように言われた場合は、会社とのトラブルを避けるために余計な反発はせずに、しっかりと指示を聞き、対応するようにしましょう。

(7)パソコンで退職願を作成するときの注意点③ 印刷時 

一般的な退職願の用紙のサイズはB5かA4になります。

そのため、パソコンのwordソフトで退職願を印刷する場合は必ず用紙サイズを確認してから印刷するようにしましょう。

確認方法はソフト別に違いがありますが、基本的には印刷プレビューで確認することができます。問題がなければプリントアウトしても大丈夫です。

(8)退職願をパソコンで書く時のメリット

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/1683144

退職願をパソコンで書いた際のメリットとしては、書く人にもよりますがパソコンで文字を打ち込んで印刷するため、字がきれいで読みやすく、誤字脱字の心配も少なく済みます。

また、字を書くこと自体に自信がなかったり、人からよく「字が汚い」と言われてしまう方にとっては非常におすすめな方法です。

(9)退職願をパソコンで書く時の注意点

会社の規定に再度注意しよう

退職願をパソコンで書く際のデメリットとしては、パソコンという機械を用いて文章を作成するため、人によっては「冷たい」と感じることもあり、誠意が手書きよりも伝わりづらいというデメリットがあります。

そういった理由から、退職願を手書きで書くよう指定している会社もあるため、注意しましょう。

パソコンが苦手だと手書きで書くより時間がかかるかも?

また、もしも会社で退職願のフォーマットが決まっている場合は、規定を守る必要があるため、普段からパソコンを使用する頻度が少ない場合には、作業を行うのに難航するかもしれません。その際には上司や同僚などにやり方を詳しく教えて貰うなどするとよいでしょう。

(10)会社からの指定がない場合はなるべく手書きで書くようにしよう

退職願を出す状況になったとき、会社から指定がない場合はなるべく手書きで書くようにしましょう。

会社によってはパソコンで作成するように指示されることや、退職願のフォーマットを用意している場合があります。そのため、退職願を書くことになった場合は会社の上司や人事部の方に作成方法を相談してみてください。

パソコンを使用した退職願は見た目がきれいで誤字脱字の心配もほとんどなく済みますが、長年勤めた会社であったり、上司・同僚共々お世話になった会社であればやはり手書きの方がより誠意が伝わるでしょう。

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