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戸籍謄本を代理人が取得する方法 | 家族は不要?委任状の書き方も

公的制度
戸籍謄本は身分を証明するうえで重要な書類ですが、本人ではなく代理人が窓口で取得することもできます。代理人が取得する際は、親族であれば身分証の提示だけで問題ありませんが、そうではない場合は委任状を用意する必要があるので、注意が必要です。
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(1)戸籍謄本は何に使うもの?

戸籍謄本とは、戸籍に載っている情報を全て書き写した公的な書面です。記載されている内容は氏名や生年月日、父母の氏名や続柄といった基本的なこと、出生や婚姻、離婚などの情報や日付といったものです。

類似している公的な証明に戸籍抄本というのがありますが、これは戸籍の一部のみを記載したもの、戸籍謄本は原本の全てを記載したものという違いがあります。

戸籍謄本は、身分を公的に証明するために使用します。パスポートを取得する際や、婚姻届けを提出する際などに必要です。

一般的には戸籍謄本は本人が取得するものではありますが、家族や代理人であっても発行してもらうことが可能です。取得は本籍地のある役所のみに限られていますが、郵送やコンビニなどでも取得することができます。

(2)代理人と請求者の違い

戸籍謄本を取得するには大きく分けると本人がする場合、本人以外がする場合の2つの方法があります。

本人ではない人が取得する場合には代理人が必要となりますが、代理人とは「本人の代わりに申請する人」です。あくまで本人に代わって申請する人のことであり、例えば配偶者や母は代理人となることもありますが、本人は代理人とはなりません。

一方、請求者とは戸籍謄本を「請求した人」です。具体的にいうと請求者は本人、配偶者、母などを含めた戸籍謄本を請求した人のことを指します。窓口へ行き請求した人、郵送にて請求した人などのことです。

(3)代理人も戸籍謄本を取得できる

戸籍謄本は重要な公的証書ですが、本人ではなくても取得することができます。本人が誰かに委任して戸籍謄本を取得する場合、「委任状」が必要となります。

委任状が必要な場合は、下記の3つの要件を満たす必要があります。

  1. 自己の権利を使うため、または義務をこなすために必要としている
  2. 公的機関に提出する必要性がある
  3. 正当な理由だと認められる

そのため、場合によってはその証明になる書類などの提出が必要な場合もあります。

(4)代理人が取得する場合の流れ

本人以外が取得する場合、請求者の身分証明に加えて委任状、場合によっては「戸籍謄本を取得する目的や書類」の提出が必要です。

これは状況により提出を求められることがあるので、どんな書類かは決まっていません。委任状が必要な場合も必要でない場合も、どちらにしても必要なものを持って本籍地の役所に行き、要件を満たすと戸籍謄本を取得することができます。

配偶者、または直系の親族でなければ委任状が必要になるため、委任状と戸籍申請書の記入をして役所の窓口に行くようにしましょう。

(5)代理人が取得するには委任状が必要

母や子などの直系親族や配偶者が戸籍謄本を取得する場合、委任状は必要ありません。しかし、そうではない代理人である場合は委任状が必ず必要になってきます。

委任状とは委任者が「代理人に委任する」という証明です。そのため委任者の氏名や住所、代理人の氏名や住所などを記入し、役所の窓口で提示する必要があります。

委任状は役所に置いてありますし、パソコンからダウンロードして印刷することもできます。自治体によってはプリンターが自宅にないことも考え、手書きの委任状でも問題ないとしている場合もあります。書式が問題ないかどうかは自治体にもよるので、確認してから用意するようにしましょう。

(6)委任状の書き方

委任状は多くの事柄を記入するわけではないので、特別ややこしいものではありません。代理人と委任者の簡単な情報、何を委任するのかということを欄にそって書いていくだけなので誰にでも記入していくことができます。

具体的にいうと、委任状には代理人の氏名と住所、委任者の氏名と住所を書く欄があります。その他にも日付、「〇〇区」といった欄があるのでそれぞれ埋めていきます。

「委任事項」という欄は、「何を委任するのか」ということを書くためのものです。今回は戸籍謄本の取得を委任するので、ここには「戸籍謄本の取得においての全ての権限」などと記入しておけば問題ありません。あとは印鑑を押す欄があるので忘れないように押しましょう。

(7)委任状のほかに用意するもの

代理人が戸籍謄本を取得するには委任状のほか、身分証明書と戸籍請求書が必要です。

身分証明書は運転免許書などの写真つきのものが必要となっています。戸籍請求書は戸籍申請書のことであり、役所に置いてあります。

役所でなくても、ダウンロードして印刷することも可能なので、プリンターがある場合は自宅で印刷して使用することもできます。記載する内容は窓口に行く人の氏名や住所、捺印や戸籍の持ち主である人の本籍や氏名などです。

また、場合によっては代理人と本人の関係を示す書類、戸籍謄本を取得する目的がわかる書類なども必要な場合があります。それと捺印も必要となっているので、印鑑も忘れずに持っていくようにしましょう。

実印ではなくても構いませんが、シャチハタは認めない市町村も多いので朱肉を使用するものを持参すると安心です。

(8)委任状なしで取得できる代理人の範囲

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/1504416

代理人が取得する場合、委任されていることを証明する委任状が必要になっています。ですが配偶者をはじめ、親族の一部の方も委任状が不要です。

委任状が必要ではない代理人の範囲は、配偶者、血縁関係のある親族です。「親族」となると範囲が広いですが、この場合は直系尊属か直系卑属にあたる者という制限があります。もっと具体的にいうと父母、子、祖父母、曾祖父母、孫、ひ孫となります。

兄弟姉妹の場合は委任状が必要なケースといらないケースがあるので、前もって確認しておくようにしましょう。

(9)代理人が戸籍謄本を取得する際の注意事項

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/2197688

本人以外が戸籍謄本を取得するときにはいくつかの注意点があります。

委任状の不備

委任状に不備があれば第三者は取得することができないため、しっかり確認しておくことが大事です。特に捺印は忘れやすいので、しっかりと確認をするようにします。このときに使う印鑑は、シャチハタではないものを使うようにしてください。

委任状はパソコンで入力しても構いませんが、本人の氏名や住所は自筆で書かねばなりません。他の人が代わりに書くことがないようにし、本人の欄は本人が記入します。

委任状に書く日付

委任状の日付は1ヶ月以内である必要があり、それ以上経過していると委任意思継続の確認を行うこともあります。そうすると確認作業が終わるまで取得することができなくなりますので、前もって確認しておきましょう。

(10)代理人が戸籍謄本を取得する条件・方法を理解しよう

代理人が戸籍謄本を取得するのは、本人が行うよりも手間がかかります。ですが親や子などの直系親族であれば本人が役所の窓口に行くのと大差はありません。身分証の提示だけで受け取ることができます。

直系親族ではない場合は委任状が必要であるなどの手間がかかりますが、記入する内容は簡単なことばかりなのでそこまで面倒なことでもありません。戸籍謄本の取得方法を理解して、必要な場合はうまく利用していきましょう。

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