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職場で報連相ができない人への5つの対策|原因を知ってできる部下に

テクニック
「報・連・相」という言葉がありますが、これはどのような意味でしょうか。会社で使う場合にはどのような重要性があるのでしょうか。ここでは「報・連・相」ができない人の特徴や原因から、「報・連・相」とはなにかを紹介します。
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(1)「報連相」不足はトラブルのもと

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/1488199

報告・連絡・相談は、ミスをした後にまずすべきこと

仕事のミスやトラブルなどを完全に防止することは難しいです。万が一ミスが起きたときにまず考えてしまうのは、被害や損失などを最小限で食い止めることです。そのために、最初にすべき対応が上司への

  • 報告
  • 連絡
  • 相談

で、合わせて「報連相」と呼ばれるものです。

報連相をしないとどうなる?

この対応ができないと、上司にミスやトラブルがわからないことになってしまい、たとえば取引先などへの対応が遅れてしまい、小さなトラブルが大きなトラブルに膨らんでしまい、取り返しのつかないことになります。

ミスやトラブルの発生を上司に報告することは、自分の立場などが悪くなる場合があるので躊躇しがちですが、「報連相」ができない方が自分の立場が余計に悪くなってしまうことになります。

(2)仕事場での報連相の重要性

仕事場でミスが発生した場合に、自分だけではミスを取り返せない場合には、一般的には上司に

  • 報告(報)
  • 連絡(連)
  • 相談(相)

をします。この一連の行動をするかしないかで、長期的に見てミスが軽くなるか、重くなるかが決まってきます。

ミスが発生したときの「報連相」は、「すばやさ」と「正確さ」が求められます。上司への報告が迅速で的確であるほど、被害が少なくて済みますし立て直しも早くなります。ミスが発生した後にうまく対応できれば、相手からの信頼をかえって高めることも可能です。

ミスは誰にでも起こることです。そして、それを上司に報告することは非常に勇気がいることです。しかしそれを報告したことによって、「注意」で終わるか、「懲戒処分」となるかの違いが発生することになりますので、「報連相」は非常に重要になります。

(3)報連相ができない原因

「報連相」ができない根本には、次のようなことが影響しているのではないでしょうか。

「報連相」をしないリスクをきちんと考えていない

「報告・連絡・相談」は、どれも仕事上でとても重要なことですが、それが分かっているのにできないのは、報連相を行なわないことにより発生するリスクに対して考えていないことが原因です。

忙しそうに見えるなどの理由で、相手に話しかけにくさを感じてしまう

報告・連絡・相談は、自分よりも立場や役職が上であることが一般的です。報告をしたいのだけど、こんなことで時間を取ってよいのだろうかと感じてしまい、ミスをしたまま黙ってしまう、というケースが多いのではないでしょうか。

相談すべき判断基準をあいまいに考えている

相談のときには「この程度のことであれば自分だけでやってしまおう」という気持ちが働きがちです。報告や連絡は仕事に関する状況を伝える点である程度基準がわかってきますが、相談は自分の仕事に足りない部分を補うことですから、他2つに比べてつい曖昧になって、できないことがあります。

(4)報連相ができない人の特徴

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/2370965

「報連相」ができない人の特徴は次のようなことがあります。

報連相の必要性を感じていない

ミスをした際、自分だけで事態を収拾させてしまったりしてしまう背景には、「何かミスが起きても、最終的に挽回したら結果オーライである」と考えてしまうことが挙げられます。

ミスはミスとして報告することで、次に同じようなミスを防ぐためにどうすればいいのか、報告を受けた相手は考えることができます。なので、自分で必要性を感じてなくても、全体として考えると、報告・連絡は必ず必要であることを理解することが大切だといえるでしょう。

何を報連相したらいいかわからない

「報連相」という言葉を理解していても、何をしていいのかわからないと、「報連相」をすることをしないので、上司への報告ができないか、しても遅れてしまい、トラブルが発生することになります。

これは報連相すべきでない内容と自分で決めつけている

「報連相」を理解していても、そのレベルを理解していないので、勝手な自己判断をしてしまい、報告をしなかったり、報告が遅れたりすることで、「報連相」ができないままトラブルが発生することになります。

上司に話しかけづらい

普段から怖い上司だった場合には、報告したくても、「何か話しかけづらいな」と思ってしまい、「どうしようか」と考えているうちに時間が経ってしまい、トラブルが発生することになります。

怒られるのが怖い

自分がミスをした場合に、それを上司に報告しなければなりませんが、ミスを叱られたりすることを考えてしまい、「怒られるだろうな」と考えているうちに時間が経ってしまい、トラブルが発生することになります。

最後の2つの特徴は、職場環境に関するものです。上司によるパワハラなどが原因で、そのため話しづらく、怒られる心配をするのは、報連相ができない原因は職場にあります。その際は転職を考えるのも1つの手段です。

転職サイトや、その際の志望理由など、詳しく解説した記事はこちらです。

(5)報連相ができない人への対策① ルール化

「報連相」ができる人を育てるためには、「報連相」に対するルール化をしなければなりません。しかし、注意しなければならないことが何点かあります。その注意点は次の通りです。

「一般論」や「べき論」にしない

何のためにルールをつくるのか、その原点に立ち返って考えることが大切です。ルールをつくる目的は、報連相の意識を高め、各自の報連相のさらなる向上を図るためなので、各自が大切だと思うルールを各自に考えてもらい、各自で実践してもらわなければなりません。

ルールを増やしすぎない

個々人のルールをつくるとき、欲張って多くのルールをつくりすぎないようにします。大事だからといって、多くのルールを一気につくっても、それを現場で活用しなければ宝の持ち腐れとなります。

振り返り、更新できる機会をつくる

ルールは定期的に見直して、更新できる機会をつくることです。長く続くルールをつくるのではなく、定期的にルールに対する自分の仕事ぶりを振り返り、ルールの更新を行なわなければなりません。

(6)報連相ができない人への対策② 環境づくり

部下・上司どちらも、自分が態度を変え、報連相が活発に行われる環境をつくっていこうとするのが大切

「報連相」ができる人に育てるためには、環境づくりが必要ですが、まず自分自身が変わっていかなくてはなりません。最初のうちは、上司などに仕事を行う上で、本当に些細なことでもなんでも逐一仕事の進捗を、しつこいぐらい報告するようにしましょう。

上司は部下の言葉に耳を傾けるようにする

また、上司は部下の言葉に耳を傾けるようにしなければなりません。部下に話かけられたら顔をあげて、必ず部下の目を見て話を聞くことと、部下からの報連相をただ待っているだけではなく、自分から声をかけるようにすることです。

部下がきちんと「報連相」ができるようにするためには、部下も上司も変わらなければなりません。部下は上司に何でも言いやすいように努力して、上司は部下が言いやすい環境をつくっていかないと「報連相」ができる人材を育てることはできません。

(7)報連相ができない人への対策③ 重要性を教える

「報連相」ができる人に育てるためには、重要性を教えなければなりません。しかし重要性をただ押しつけるのではなく、なぜ重要なのかを考えられるようにしなければ、「報連相」がいつまでたってもできないです。

「報連相」の重要性のポイントは次のとおりです。

  • 報告していないと、上司が不安になったり、責任が増えたり、十分な対応ができないということを教える。
  • 連絡をしていないと、タスクをコントロールできない、相手の時間を削る、後々手直しが必要になることを教える。
  • 相談していないと、業務のやり直しの可能性、クオリティの低下、上司の責任問題への発展があることを教える。

(8)報連相ができない人への対策④ 教育

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/143875

「報連相」ができる人に育てるためには、教育をしなければなりません。しかし根本的な部分を教育しなければ、教育する意味もありませんし、聞いた方も「報連相」をいつまでもできないことになります。

「報連相」の教育のポイントは次のとおりです。

  • 「報連相」をするタイミングをつかむ
  • 「報告」は報告をする方法を考える
  • 「連絡」はできる限り簡潔にして、用途によって手段を変更する
  • 「相談」は、伝える情報に対し、最善の注意を払っていく
  • 「報連相」ができないのは、自己都合などと理由を考えていく

(9)報連相ができない人への対策⑤ 感謝する

「報連相」の内容などが現在必要でなくても、報告や連絡をしてくれた人に、一言「ありがとう」と感謝の言葉をかけましょう。「報連相」の内容だけではなく、話しにくい人が一生懸命に報連相にチャレンジしたことに対しての感謝の言葉です。

感謝の一言によって、「報連相」に対する恐怖心や苦手な気持ちが払拭されます。たとえばミスの報告をしても叱るだけではなくて、報告してくれたことに対して感謝の心を持ち、時と場合によっては励ましの気持ちなども相手に対して伝えることが重要です。

短い言葉でも良いので、気持ちを込めた感謝の言葉を伝えるといいでしょう。

(10)報連相の重要性を理解して、「できない人」を「できる人」へ指導しよう

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/424016

「報連相」はビジネスで非常に重要なものですが、できない人がいて社内でのトラブルの原因になっている場合もあります。しかし「報連相」のルールさえ守っていれば、大きなトラブルにつながることは少ないです。

「報連相」のルールは難しいものではないですが、誰もが完全にできるわけではなく、指導ができる人が、指導しながら構築するものです。教育のポイントをつかみながら指導すれば、完全でなくても「報連相」ができるようになります。

「報連相」ができないという人が、できるようになるためには、指導できる人から学ぶようにすれば良いです。早急には理解できないですが、一歩一歩の積み重ねで、「報連相」が使えるようになっていきます。

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