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【保存版】辞表の書き方 | 例文と提出する時期・マナーについて

就職・転職
会社を退職する場合、辞表・退職届・退職願を提出し退職の手続きをとらなければいけません。退職時、周りの迷惑にならないようにするためにはどんな書類をいつ提出するのか、それぞれの書類の違いや辞表の書き方、提出する際のマナーを理解し、円満退職するためのポイントをご説明します。
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(1)辞表・退職届・退職願の違い

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/2174250

会社を辞めようと思ったとき、提出しなければいけない書類として辞表や退職届、退職願があります。それぞれ呼び方の違いだけで同じ書類だと勘違いされがちですが、それぞれ用途や働いている立場によって提出する書類や書き方が異なります

どのような違いがあるのかを理解し、自分に必要な書類はどれか確認しましょう。

役割
辞表

辞表とは経営者・役員職など雇用関係のない立場の人や公務員が退職する際に用いる書類。

一般的な社員は提出しない。

退職願

退職願とは働いている会社に対して退職(労働契約の解約)を申し出る書類。

退職願は「退職申込書」という扱いになり、相手の承諾があってはじめて退職となるため、退職願を提出しただけでは退職にはならない。そのため会社が承諾するまでは退職願を撤回することが可能。

退職届

退職届とは退職が確定したのち、会社に対して明確に退職を意思表示するための書類。

退職が確実なものとなっている際に使用し、会社都合による退職で使用するケースが多い。

このように立場や状況によって提出する書類は変わってきます。ここでは「退職願・退職届・辞表」の出すタイミング、辞表の書き方のポイント、マナーについて分かりやすくまとめていきます。

(2)書き方の前に、辞表・退職願・退職届の「出し方」「時期」を抑えよう

3つの違いが理解できたら、自分に必要な書類を「いつまでに」、「だれに」渡せばよいのか確認しておきましょう。

「退職願・退職届」の一般的な出し方と時期

退職の意思を固めたらまずは勤めている会社の就業規則を確認しましょう。就業規則には退職の手続きに関する内容が記載されており「退職希望の〇カ月前までに、退職願を直属の上司経由で提出する」など会社によって手続きのルールが異なります。このルールを守らないで退職願・退職届を提出すると受理されない場合があるので気を付けましょう。

退職願を作成し提出する際、提出方法は一般的に「直属の上司への手渡し」となります。

「辞表」の一般的な出し方と時期

まずやることは「退職願・退職届」と同様、就業規則の確認です。そして辞表を作成し、直属の上司や人事担当者に直接手渡しで提出します。その辞表が承認されれば退職という形になります。

(3)辞表の書き方:使用する用紙や宛名・退職理由

辞表をはじめ、退職届や退職願を書く際には、宛名、退職理由を書く注意点、使用する用紙など書き方のマナーがあります。書き方マナーを守った辞表を提出し「立つ鳥跡を濁さず」でスマートに退職手続きしましょう。

使用する用紙や筆記具

用紙は白無地A4、A5縦の便せんを用い、デザインがあるものは辞表の用紙としてはふさわしくありません。筆記具は黒の万年筆やペンが良いでしょう。

書式

基本的な書き方は縦書きで手書きしますが、会社によってはフォーマットが定められていることがありますので確認が必要です。

宛名

辞表の冒頭、左上部分には辞表を提出する相手(会社名と社長名)を書きます。自身が現在働いている会社の正式名称と代表取締役社長の名前を記入しましょう。

株式会社の場合は、会社名の前に記入するか(前株の記入例:株式会社リクルートホールディングスなど)、後に記入するか(後株の記入例:トヨタ自動車株式会社など)という部分が間違いやすいので気を付けなければいけません。具体例を挙げてみましょう。

会社の正式名称や社長名が不確かな場合は、会社のホームページやパンフレットを確認し、書き方を間違えず正しく記入しましょう。

辞表の宛名は会社の社長宛で、敬称は様となります。提出する相手が直属の上司である場合も上司宛とはしません。

退職理由

一般的に自己都合退職の場合、「一身上の都合により退職」の一文で良いでしょう。詳細な理由は辞表には記入せず口頭で伝えます。

退職勧告された場合や会社都合で退職する場合は、この一文を記入するかよく検討しなければ後々問題となる場合はあるため、退職理由の書き方には注意しましょう。

(4)辞表の書き方:提出年月日・退職日・署名・捺印

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/2255841

辞表の宛名や退職理由が書けたら終わり、というわけではなく、辞表には提出年月日や退職日なども記入が必要です。もちろん、署名や捺印も忘れてはいけません。

提出年月日

辞表を書いた日ではなく、提出する日付を記入します。年月日の書き方は西暦ではなく元号で記入するのが一般的です。

退職日

辞表を提出する上司と退職日について話し合い、就業規則に従って退職する日付を記入します。

署名・捺印

自身の所属する部署の記入、署名、捺印をします。辞表や退職願、退職届には「必ずこの書き方でないといけない」という明確なルールはなく、大切なことは退職の意思が伝わるかということです。

しかし、マナーが伴った、スマートな退職をするためには、書き方や内容も重要になるため、注意しておきましょう。

(5)辞表の例文

辞表のフォーマットは会社により決まっているものがありますが、基本的には必要事項を記入し、退職の意思が伝われば書式は問いません

辞表の必要事項

  • 宛名
  • 退職理由
  • 退職日
  • 辞表の提出年月日
  • 署名
  • 捺印

手書きをする上で大切なポイントは、黒の万年筆やボールペンで記入し、字が乱れないよう丁寧に記入します。書き損じた場合は、訂正ではなく書き直しましょう。

辞表・退職届・退職願のフォーマット・例文

  • 便箋の一行目中央に「辞表」「退職願」「退職届」と記入します。
  • 二行目の最下部に「私事(私儀)、」と記入します。
  • 三行目から退職の理由(※)を記入します。
  • 五行目には、三行目から一行空け、提出日と所属部署を記入し署名します。
  • 六行目に、署名した下に認印で捺印します。
  • そして一番左に、宛名(会社の正式名称と代表者名〇〇様)を記入します。

※代表者名は自分の署名よりも上にあるように記入しましょう

(※退職願の場合の退職理由の例文)
「このたび一身上の都合により、来る平成〇年〇月〇日(退職日)をもって、退職致したくお願い申し上げます」

注意:

  • 退職理由には詳細は記入しません
  • 退職日は、退職交渉で決まった日付を記入します

(6)使用する封筒の書き方

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/2320896

辞表や退職願、退職届で用いる封筒は相手へ角の立たないようなふさわしい書き方のものでなければいけません。

書き方のマナーがあるように、封筒の表書きや入れ方などのマナーがありますのでご説明します。

封筒の注意点

辞表や退職願、退職届は会社の公式書類となるので白無地(郵便番号記載欄がないもの)で中が透けない二重封筒が正式な場にふさわしいとされています。

便せんは三つ折りにして入れますので、便せんに合わせた封筒のサイズを選び、A4の便せんであれば長形3号(長3)の封筒、A5・B5の便せんであれば長形4号(長4)が良いでしょう。書き損じや汚れがないように気を付け、万が一書き損じた場合は修正せずに書き直します。

また、封筒が曲がらないよう、提出するまではクリアファイルで大切に保管しましょう。

封筒の書き方では宛名は書かず、封筒の表(中央よりやや上寄り)に「辞表」「退職願」「退職届」と記入し、裏(左下)には所属部署と名前を記入します。

(7)封筒に入れるときの辞表の折り方は

辞表は書き方だけでなく封筒に入れるときの折り方にもマナーがあります。

書面が内側になるよう三つ折りにする

まず下を3分の1折り、次に上3分の1をかぶせるように折り、封筒へ入れます。この際、折り目はずれないようきっちりと折り、しわがないことを確認しましょう。

基本的に封はしなくても良いとされていますが、のり付きの封筒を用いる際は封をした方が良いでしょう。封をしたら最後に〆マークを書き、封をしない場合、フラップをそのままにしておかず必ず折り曲げます。

(8)辞表を郵送する場合の注意点

出典:https://www.photo-ac.com/main/detail/2281990

辞表や退職届、退職願は基本的には手渡しがマナーですが、

  • 病気で出社できない場合
  • 会社から郵送の指示があった場合

などは郵送でも構わないとされるケースがあります。その場合は、辞表や退職届、退職願を入れた封筒よりも一回り大きい封筒に入れ、添え状を同封して郵送しましょう。

添え状には、退職願(届)を同封したこととこれまでの感謝の気持ちを書き、相手へ失礼のない内容を記入します。郵送する封筒には、表に宛名を書き、左下に赤ペンで進展と記入し、〆マークで封をします。

辞表や退職届、退職願に添え状を重ねて入れ、郵送する際は郵便局で料金を確認するか配達証明で送れば万が一郵送事故があっても安心です。

(9)自分都合の理由で辞表をだす場合のマナー

自分都合で辞表を出す場合、民法上では退職する14日前に退職の意思表示をすればよいと定められていますが、引継ぎの関係などで1カ月~2カ月前に退職の旨を伝えることがベターとされています。

退職のタイミングについて、より詳しい記事はこちら

→『退職のタイミングを考える上で重要な4つのポイントと転職活動の時期

上司に退職の相談をして円満退職できるよう、余裕を持った退職スケジュールを調整しましょう。

(10)会社都合の理由で辞表を出す場合のマナー

辞表の理由の書き方に気を付ける

辞表や退職届、退職願には「一身上の都合により」と記入せずに、会社都合で退職しなければいけない理由を具体的に記入しなければ、後々退職理由の書き方でトラブルが起こる可能性があります。

仕事の引継ぎを行う

自分は退職してしまうが、やり残した仕事がある場合には仕事の引継ぎを行いましょう。

次に仕事を行う人がやりやすいように、引継ぎの際にはわかりやすく伝えることを心がけましょう。

社員証や名刺など会社の物品の返却

自分が購入したものではなく、会社から借りていたもの、会社の所有物であるものは退職の際に返却します。

有給休暇についての規定の確認

自分がまだ使用していない有給休暇があれば、損をしてしまうことになります。有給休暇の日数を確認するとともに、有給休暇が残った場合の規定についても確認しましょう。

退職時の有給の消化については、下記の記事でも詳しく解説しています。併せてご覧ください。

退職時の有給消化に必要な3つのステップ | トラブルと対処法も解説

退職所得に関する申告書の作成

退職金がある場合には、申告書の作成を行います。なので、自分の退職の際に退職金が出るか確認が必要です。

(11)辞表の書き方を身につけて円滑に退社をしよう

せっかく入社した会社を退職するには個々によって理由は様々ですが、辞表や退職届、退職願の書き方、提出マナーを守りスマートな退職手続きを行うことが大切です。

退職は次の転職にも影響する場合があり、退職後も関わる可能性も十分にありますので、「立つ鳥跡を濁さず」でスマートな円満退職を目指しましょう。

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